Hoe verbeter je het onboardingsproces en verminder je het aantal afhakers?
Waarom converteren niet alle aanmelders in startende eerstejaars en wat kan je daaraan doen?
In dit artikel vertellen we je meer over ons onderzoek onder jongeren naar hun behoeften en ervaringen in het onboardingsproces. Daarmee bedoelen we de periode vanaf aanmelding in Studielink tot de start bij de opleiding. In een onderzoek- en adviestraject ondersteunen we onderwijsinstellingen met hun communicatie en het stroomlijnen van het onboardingsproces. Dat doen we samen met studiekiezers.
Steeds meer jongeren zetten hun aanmelding niet om in een definitieve inschrijving
In onze studiekeuze-onderzoeken horen we steeds vaker terug dat jongeren zich aanmelden voor meerdere opleidingen in Studielink, voor 1 mei. Ze zijn onzeker over hun studiekeuze en willen er nog even over nadenken na de examens. Voor 31 augustus schrijven ze zich definitief in voor een van de opleidingen, of besluiten ze een tussenjaar te nemen. Jaarlijks worden veel van de aanmeldingen dan ook ingetrokken voor eind augustus.
“Ik heb me voor meer opleidingen ingeschreven. Eerst examen doen en dan ga ik er wel naar kijken. Nu zit mijn hoofd vol met examenstress en heb ik er geen tijd voor.”
Hoe kan je jongeren bereiken én activeren tijdens de onboarding?
Onder onboarding verstaan wij het proces vanaf de aanmelding in Studielink tot de start bij de opleiding. Onboarding gaat om communicatie en evenementen om toekomstige studenten (goed geïnformeerd) te laten converteren naar starters. We spreken veel onderwijsinstellingen die jongeren kwijtraken tijdens het onboardingsproces. Jongeren reageren niet op berichten om gegevens te delen, ze vullen de vragenlijsten niet in of komen niet opdagen op de studiekeuzecheck. Vele reminders zijn nodig om jongeren in beweging te krijgen. Een deel wordt niet bereikt, noch geactiveerd.
“Ik kreeg een mail met ‘beste aspirant-student’. Ik dacht dat het een foutje was: ik ben toch geen student? Ik heb er niets mee gedaan. Toen kreeg ik later een mail dat ik was uitgeschreven voor die opleiding omdat ik geen intake had gedaan….”
Youngworks onderzoekt onboarding vanuit jongerenperspectief
Wij doen al jarenlang onderzoek naar dit vraagstuk. Met toekomstige en huidige studenten praten we over hun ervaringen tijdens de onboarding: wat zijn hun behoeften, wat verwachten ze, hoe pakken ze het aan, waarop lopen ze vast, wat hebben ze nodig om in actie te komen? We kijken mee met de communicatie die ze ontvangen van onderwijsinstellingen. Dat levert vele inzichten, eyeopeners en kansen op voor beter bereik.
“Ik had me aangemeld voor een opleiding in Studielink. Na een paar weken had ik nog niets teruggehoord van de opleiding. Ik was bang dat het niet was gelukt. Daarom heb ik me nog voor een andere opleiding aangemeld.”
Jongeren worden overspoeld met informatie en events tijdens de onboarding
Jongeren die zich ruim vóór 1 mei inschrijven, horen soms lange tijd niets van de opleiding. Die radiostilte maakt onzeker. Andere jongeren vertellen dat ze worden overspoeld met informatie nadat ze zich voor meerdere opleidingen aanmelden in Studielink, eind mei. Informatie verloopt via verschillende kanalen zoals een app, mails en berichten via het online platform van de school. Berichten zijn vaak wat formeel, directief of langdradig, waardoor jongeren de call to action missen. Communicatie komt van verschillende afzenders: centraal, faculteit, opleiding. De aanpak van de studiekeuzecheck verschilt ook nog eens per opleiding. Dit is verwarrend voor jongeren: hoe pak ik het aan, waar moet ik wel aan mee doen en wat laat ik even liggen?
“Toen ik stopte met mijn opleiding, waren de open dagen al geweest. Ik heb wel meegedaan aan de studiekeuzechecks. Dat werkte beter voor mij. Je ziet meteen waar je gaat studeren, of de docenten en studenten een beetje chill zijn. Ik heb de opleiding gekozen waar ik me het meest thuis voelde.”
Goede onboarding leidt tot betere binding en studiesucces
Goede afstemming van communicatie en activiteiten op jongeren is essentieel voor succesvolle onboarding. Uit ons onderzoek blijkt dat goede onboarding leidt tot betere binding van studenten. Jongeren voelen zich welkom, gezien en begrepen door de onderwijsinstelling. Ze starten met een goed gevoel én de juiste verwachtingen aan de opleiding. Dit verlaagt het risico op studie-uitval in de eerste maanden. Belangrijk dus om met onboarding aan de slag te gaan binnen je onderwijsinstelling, faculteit of opleiding.
Onboardingsproces in fasen
Youngworks onderzoekt en adviseert bij onboardingsproces, samen met studiekiezers
Wij ondersteunen onderwijsinstellingen, faculteiten en opleidingen tijdens het onboardingsproces. Dat doen we in een onderzoek-adviestraject waarin we samen met jongeren en de onderwijsinstelling werken aan het verbeteren en stroomlijnen van het hele onboardingsproces.
Wat levert het je op? Heldere inzichten, concrete adviezen en praktische handvatten om de communicatie te verbeteren en activiteiten goed op elkaar af te stemmen. Dat vergroot de kans dat studiekiezers converteren van aanmelder naar starter (bij de juiste studie) en succesvol starten met de juiste verwachtingen.
Meer weten over onze aanpak? Neem dan contact op met Suzanne Dölle via het volgende formulier.
We doen ook onderzoek in andere fasen van de student journey zoals de ‘open dag scan’, afmelders onderzoek, instroomkansen voor opleidingen, de introductie en de eerste 100 dagen. Joris Schuurman kan je hier meer over vertellen.